I. Model Umum Perusahaan
1.
Pengertian
model
Model adalah sutau penyederhanaan dari suatu realitas
yang kompleks. Model dikatakan
lengkap apabila dapat mewakili berbagai aspek dari realitas yang sedang dikaji. Sebagai
contoh, boneka adalah model dari bentuk manusia; boneka yang dapat tertawa, menangis,
dan berjalan adalah model manusia yang lebih lengkap, tidak hanya mewakili bentuk
tetapi juga beberapa perilaku manusia.
lengkap apabila dapat mewakili berbagai aspek dari realitas yang sedang dikaji. Sebagai
contoh, boneka adalah model dari bentuk manusia; boneka yang dapat tertawa, menangis,
dan berjalan adalah model manusia yang lebih lengkap, tidak hanya mewakili bentuk
tetapi juga beberapa perilaku manusia.
2.
Konsep dasar
model sistem umum perusahaan
a) Jenis-Jenis
Model :
·
Model
Grafik yang menggambarkan entitas dengan sejumlah garis atau symbol.
·
Model
Fisik adalah penggambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi.
·
Model
matematika sebagian besar perhatian dalam pembuatan bisnis (business modeling)
saat ini tertuju pada model matematika. Keunggulannya, ketelitian dalam
menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek.
·
Model
Naratif merupakan gambaran entitas secara lisan atau tulisan.
b) Kegunaan
Model :
·
Mempermudah
pengertian (pemahaman). Suatu model pasti lebih sederhana daripada entitasnya.
Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan
secara sederhana. Setelah model-model sederhana tersebut dipahami,secara
bertahap model tersebut dapat dibuat semakin rumit sehingga dapat menggambarkan
entitasnya dengan lebih akurat.
·
Mempermudah
komunikasi. Setelah pemecah masalah (problem sorver) mengerti
entitasnya, pengertian tersebut sering perlu dikomunikasikan kepada yang lain.
·
Memperkirakan
masa depan.
3.
Penggunaan
model sistem umum
Toko
Bangunan
Arus Material : barang – barang yang dijual.
Arus personil : manajer toko, pegawai gudang, kasir.
Sumber daya mesin : rak-rak, dan komputer.
Arus uang : pemasukan terutama disediakan oleh pembeli dan pengeluaran
kepada pemasok , pegawai dan pemilik.
Proses transformasi : pembungkusan barang, mengatur barang di rak.
Elemen manajemen sistem konseptual : manajer toko dan asisten.
Pengolah informasi : komputer dan pembaca barcode serta kasir.
Arus Material : barang – barang yang dijual.
Arus personil : manajer toko, pegawai gudang, kasir.
Sumber daya mesin : rak-rak, dan komputer.
Arus uang : pemasukan terutama disediakan oleh pembeli dan pengeluaran
kepada pemasok , pegawai dan pemilik.
Proses transformasi : pembungkusan barang, mengatur barang di rak.
Elemen manajemen sistem konseptual : manajer toko dan asisten.
Pengolah informasi : komputer dan pembaca barcode serta kasir.
II. Pendekatan Sistem
1. Pemahaman dasar pemecahan masalah dan pembuatan keputusan
Manajer terlibat dalam pemecahan masalah untuk
pengambilan keputusan yang efektif dan efisien. Sistem Konseptual adalah suatu
sistem pemecahan masalah yang terdiri dari manajer, informasi dan standar. Dua
elemen lain masuk dalam proses perubahan masalah menjadi solusi (solusi
alternatif dan kendala).
a) Pemecahan Masalah
Masalah merupakan suatu kondisi yang memiliki
potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar
biasa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberikan respon
terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.
Oleh karena itu masalah penting untuk dipecahkan. Keputusan adalah
pemilihan suatu strategi atau tindakan. Pengambilan keputusan adalah
tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi
terbaik atas masalah tersebut.
b) Elemen-elemen proses pemecahan masalah :
Standar : menggambarkan keadaan yang diharapkan apa
yang harus dicapai oleh sistem.
Informasi : menggambarkan keadaan saat ini – apa yang
sedang dicapai oleh sistem.
Perbedaan antara masalah dan gejala. Gejala adalah
kondisi yang dihasilkan oleh masalah. Untuk memberikan ilustrasi ini, kita
ambil contoh, seorang manajer dihadapkan pada suatu gejala seperti laba yang
rendah. Dalam hal ini ada masalah penyebab laba rendah.
c) Jenis-jenis
masalah :
·
Masalah
terstruktur; apabila terdiri dari elemen dan hubunganhubungan antar elemen yang
semuanya dipahami oleh pemecah masalah.
·
Masalah
tak terstruktur; berisi elemen-elemen atau hubungan antar elemen yang tidak
dipahami oleh pemecah masalah.
·
Masalah
semi-terstruktur, masalah yang berisi sebagian elemenelemen atau hubungannya
yang dimengerti oleh pemecah masalah.
d) Tahap-tahap dan langkah-langkah pendekatan
sistem :
·
Tahap
I Usaha Persiapan
Langkah 1 : Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.
Langkah 2 : Mengenali sistem lingkungan.
Langkah 3 : Mengidentifikasi subsistem perusahaan.
·
Tahap
II Usaha Definisi
Langkah 4 : Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.
Langkah 5 : Menganalisa bagian sistem dalam urutan
tertentu.
·
Tahap
III Usaha Solusi
Langkah 6 : Mengidentifikasi solusi alternatif.
Langkah 7 : Mengevaluasi solusi alternatif.
Langkah 8 : Memilih solusi terbaik.
Langkah 9 : Menerapkan solusi terbaik.
Langkah 10 : Membuat tindak lanjut bahwa solusi itu
efektif.
2. Tahapan pemecahan masalah dengan menggunakan pendekatan sistem
a)
Usaha
Persiapan
·
Memandang
perusahaan sebagai suatu sistem.
·
Mengenal
sistem lingkungan.
·
Mengidentifikasi
subsistem perusahaan.
b)
Usaha Definisi
·
Bergerak
dari tingkat sistem ke subsistem. Tujuannya mengidentifikasi tingkat sistem
tempat persoalan berada.
·
Menganalisis
bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu :
- Mengevaluasi standar.
- Membandingkan output dengan
standar.
- Mengevaluasi manajemen.
- Mengevaluasi pemroses
informasi.
- Mengevaluasi input dan
sumber daya input.
- Mengevaluasi proses.
- Mengevaluasi sumber daya
output.
c) Usaha
Persiapan
·
Pertimbangan
alternatif yang layak.
·
Mengevaluasi
berbagai solusi alternatif.
·
Memilih
solusi terbaik.
·
Menerapkan
solusi.
·
Memastikan
bahwa solusi tersebut efektif.
3. Faktor manusia yang mempengaruhi pemecahan masalah
Tiga Kategori Manajer Dalam Merasakan Masalah :
a) Penghindar
masalah (Problem Avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua
baik- baik saja.ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan
informasi.
b) Mengumpulkan
Informasi/Pencari masalah (Problem Seeker) :
·
Gaya
teratur, mengikuti gaya management by exception dan menyaring segala sesuatu
yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
·
Gaya
menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah
informasi tersebut bernilai baginya/orang lain dalam organisasi.
c) Menggunakan informasi untuk memecahkan masalah/Pemecah
masalah ( Problem solver):
·
Gaya
sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang
telah ditetapkan. Contoh. : pendekatan sistem.
·
Gaya
intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan
pendekatan dengan situasi.
Sumber :
